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Das Promotionsverfahren Schritt für Schritt

Ablaufschema

1. Betreuersuche und Promotionsvereinbarung

Im ersten Schritt suchen Sie sich aus dem Kreis der Hochschullehrer*innen, der Privatdozent*innen oder der außerplanmäßigen Professor*innen der Philosophischen Fakultät eine*n Betreuer*in und einigen sich mit diesem*r auf ein Thema für die Dissertation. Im Anschluss schließen Sie eine Promotionsvereinbarung mittels des entsprechenden Formulars.

Neben dem*r Erstbetreuer*in muss spätestens bei der Abgabe der Dissertation ein*e Zweitbetreuer*in bzw. ein*e zweite*r Gutachter*in benannt werden. Auch diese Person muss habilitiert sein. Im Regelfall sollte sie Mitglied der Fakultät sein. Ausnahmen hiervon sind möglich, müssen aber gesondert beantragt werden. Ein*e externe*r Betreuer*in bzw. ein*e externe*r Gutachter*in muss habilitiert sein bzw. im Falle von Systemen ohne Habilitation muss eine Habilitationsäquivalenz vorliegen. Zudem muss die Institution, an der er oder sie lehrt, über ein Promotionsrecht verfügen. Professor*innen anderer Heidelberger Fakultäten können, wenn es sachlich nahe liegt, ebenfalls als Gutachter fungieren.

2. Annahme als Doktorand*in und Immatrikulation

Noch vor der Annahme als Doktorand*in müssen Sie sich in dem Onlineportal heiDOCs mit Ihren persönlichen Daten registrieren. Erst im Anschluss können Sie mit den entsprechenden Formularen im Promotionsbüro die Annahme als Doktorand*in beantragen. Erst nach erfolgter Annahme ist die verpflichtende Immatrikulation möglich. Eine Ausnahme gilt für an der Universität hauptberuflich tätige Doktorandinnen und Doktoranden, sofern sie gegenüber dem Rektorat eine schriftliche Erklärung abgegeben haben, dass sie sich nicht immatrikulieren wollen.

Für die Annahme sind im Promotionsbüro folgende Unterlagen vorzulegen:

  • ein Lebenslauf der antragstellenden Person mit Darstellung des persönlichen und beruflichen Werdegangs
  • Nachweise der Zulassungsvoraussetzungen: Abschlusszeugnisse
  • die Angabe des in Aussicht genommenen Themas für die Dissertation mit einem kurzen Konzept der Dissertation
  • eine Betreuungszusage in Form der Promotionsvereinbarung
  • eine Erklärung über vorausgegangene oder laufende Promotionsversuche
  • eine Kopie des Personalausweises/Reisepasses
  • der ausgefüllte Fragebogen

In folgenden Fällen sind weitere Unterlagen nötig:

  • war die Gesamtnote im relevanten Studienabschluss nicht mind. „gut“, müssen zwei befürwortende Gutachten vorgelegt werden.
  • war das Promotionsfach nicht Hauptfach des vorhergehenden Examens, ist ein Kolloquium zu absolvieren. Es sind ggf. schriftliche Arbeiten vorzulegen.
  • war das Promotionsfach kein Prüfungsfach des vorhergehenden Examens, ist ein Kolloquium zu absolvieren, und es sind schriftliche Arbeiten vorzulegen.

Ein Kolloquium ist eine Prüfung von einer Stunde Dauer mit zwei Prüfern mit dem Ziel nachzuweisen, dass Sie im Promotionsfach über Kenntnisse verfügen, die dem Standard der Magister/Masterprüfung oder anderer üblicher Abschlussprüfungen im Hauptfach entsprechen. Das Ergebnis muss mindestens „gut" sein.

3. Erstellen der Dissertation

Die Erstellung der Dissertation erfolgt eigenverantwortlich in Absprache mit dem*r Betreuer*in. In der Regel ist sie in deutscher, lateinischer, englischer oder französischer Sprache abzufassen. Andere Sprachen sind schriftlich zu beantragen.

Parallel zur Erstellung der Dissertation bietet die Universität über die Graduiertenakademie sowie über die HGGS zahlreiche Weiterbildungs-, Beratungs- und Fördermöglichkeiten an. Die Fakultät bietet mit der Geschwister-Supp-Stiftung ebenfalls eine Fördermöglichkeit.

4. Anmeldung zur Zulassung und Abgabe der Dissertation

Mit der Einreichung der Dissertation erfolgt gleichzeitig der Antrag auf Zulassung zur Promotion. Hierfür sind im Promotionsbüro einzureichen:

  • 3 Exemplare der Dissertation in Papierform und eine elektronische Version in einem gängigen Datenformat  (ein Exemplar für das Dekanat, zwei Exemplare für die Gutachter)
  • eine Eidesstattliche Versicherung auf dem ensprechenden Formular 
  • ein vom Antragsteller unterzeichnetes Exemplar der Belehrung über die Bedeutung und die strafrechtlichen Folgen der eidesstattlichen Versicherung
  • ein aktueller Lebenslauf
  • gegebenenfalls Nachweise über nachgeholte Sprachanforderungen gemäß den an der Universität Heidelberg geltenden Prüfungsordnungen für die entsprechenden  Masterstudiengänge in der jeweils geltenden Fassung
  • eine Erklärung, ob die Dissertation in dieser oder einer anderen Form bereits anderweitig als Prüfungsarbeit verwendet oder einer anderen Fakultät als Dissertation vorgelegt wurde
  • eine Einverständniserklärung, dass die Dissertation unter Verwendung elektronischer Datenverarbeitungsprogramme auf die Einhaltung allgemein geltender wissenschaftlicher Standards überprüft werden darf
  • Hochschulabschlusszeugnisse und ggf. auch Reifezeugnis (zur Kontrolle eventueller Sprachnachweise)
  • der Antrag auf Zulassung und der Fragebogen
  • Fachstudienberatungsformular: ausgefüllt vom Fachstudienberater*in

 Eine Rücknahme des Antrags auf Zulassung  ist möglich, solange die Gutachten nicht vorliegen.

Das Deckblatt der Dissertation ist folgendermaßen zu gestalten:

Titel „xy“, Inauguraldissertation zur Erlangung der Doktorwürde der Philosophischen Fakultät der Universität Heidelberg, vorgelegt von: N.N., Erstgutachter: N.N., Zweitgutachter: N.N., Datum: tt.mm.jjjj.

Es ist nicht erlaubt, das Siegel der Universität zu benutzen.

Bitte legen Sie Ihren Lebenslauf zu Ihren Unterlagen. Lassen Sie ihn nicht in die Arbeit einbinden. Der Lebenslauf enthält kein Verzeichnis der besuchten Veranstaltungen.

5. Begutachtung und Auslage

Sobald die Gutachten vorliegen, beginnt die Auslage. Die Dissertation und die dazu gehörigen Gutachten können 2 Wochen von den Professoren*innen und Privatdozenten*innn der Fakultät eingesehen werden.

6. Disputation

Das Ende der Auslage wird Ihnen mitgeteilt. Nach dem Ende der Auslage wird eine Prüfungskommission bestellt, der die beiden Gutachter*innen sowie mindestens ein*e weitere*r Hochschullehrer*in oder Privatdozent*in der Fakultät angehören, der*die den Vorsitz übernimmt. Wer diese Aufgabe übernehmen soll, soll gemeinsam mit den beiden Gutachtern überlegt werden. Bitte melden Sie die gewünschte Zusammensetzung der Prüfungskommission im Promotionsbüro.

Bitte sprechen Sie selbst einen Disputationstermin mit den Gutachter*innen und dem*der Prüfungsvorsitzenden ab und teilen ihn dem Promotionsbüro mit. Das Promotionsbüro bereitet einen Protokollbogen vor und schickt ihn zum Disputationstermin an den*die Vorsitzende*n der Prüfungskommission. Die Disputation dauert insgesamt ca. 75 Minuten (15 Minuten Bericht des*r Doktorand*in, 60 Minuten Befragung durch die Kommission). Die Themen entstammen den Forschungsfeldern der Dissertation und wissenschaftlichen Problemen des Faches.

Notenfestsetzung

Es gibt im Promotionsverfahren nur ganze Noten von summa cum laude, über magna cum laude und cum laude bis rite. Es gibt keine Zwischennoten. Das gilt auch für die Note der Dissertation und die Note der Disputation.

Bei der Note der Dissertation kommen die zwei Betreuer in Ihrem Notenvorschlag überein. Andernfalls muss ein dritter Gutachter hinzugezogen werden. Die Note der Disputation wird nach der Disputation von der Prüfungskommission festgelegt.

Für die Ermittlung der Gesamtnote wird das arithmetische Mittel aus der Note für die Dissertation und der Note der Disputation gebildet. Liegt der Wert bei 0,5 zwischen zwei Noten gibt die Note der Dissertation den Ausschlag.

Wenige Tage nach der Disputation wird das vorläufige Zeugnis ausgehändigt. Darauf aufgeführt sind die Note der Dissertation, die der Disputation und die Gesamtnote.

Das Datum der Disputation ist das Datum der Promotion. Den Titel „Dr. phil." dürfen Sie erst nach der Publikation der Dissertation führen. Es ist an der Philophischen Fakultät  der Universität Heidelberg nicht erlaubt, in der Zeit vor der Publikation den Titel „Dr. des." zu führen.   

7. Publikation

Die Dissertation ist innerhalb von 2 Jahren nach der Disputation zu veröffentlichen. Mit dem vorläufigen Zeugnis werden Kopien der Gutachten und die Imprimatur-Formulare ausgehändigt. Durch das Imprimatur wird die Zustimmung beider Betreuer*innen zur Druckversion dokumentiert. Die ausgefüllten Formulare werden von diesen direkt oder über Sie zurück ins Promotionsbüro geschickt. Dieses erstellt dann eine Bestätigung zur Vorlage beim Verlag oder der Universitätsbibliothek.

Bitte erwähnen Sie bei der Druckversion (im Vorwort, in der Danksagung oder nur in der Titelaufnahme), dass die vorliegende Publikation als Dissertation an der Universität Heidelberg eingereicht worden ist.

Die Publikationsfrist kann auf begründeten Antrag hin um jeweils ein Jahr verlängert werden. Versäumen Sie nicht, einen solchen Antrag zu stellen. Bitte berichten Sie jeweils über den Stand der Vorbereitungen der Publikation und begründen Sie Ihren Antrag auf Fristverlängerung.

Für die Veröffentlichung gibt es folgende Möglichkeiten:

  • Druck in einer Schriftenreihe oder als selbständiges Buch im Verlagsbuchhandel, sofern eine Mindestauflage von 100 Exemplaren nachgewiesen wird. In diesem Fall sind der Universitätsbibliothek über das Dekanat 3 Pflichtexemplare abzuliefern. Eine niedrigere Mindestauflage ist akzeptabel, wenn der Verlag weitere Bestellungen im Print-on-demand-Verfahren erfüllt. Der Nachweis hierüber obliegt dem*r Doktoranden*in.
  • in einer wissenschaftlichen Zeitschrift in gedruckter oder elektronischer Form. In diesem Fall sind der UB über das Dekanat 3 Exemplare der im Promotionsverfahren vorgelegten Arbeit abzuliefern.
  • durch eine elektronische Publikation im Open Access auf den von der Universitätsbibliothek betriebenen universitären Open-Access-Repositorien / E-Book-Plattformen der Universität Heidelberg (im Regelfall auf heiDOK; in Absprache mit der UB auch auf den anderen E-Book-Plattformen der Universität). Zusätzlich ist der Universitätsbibliothek 1 gedrucktes textidentisches Pflichtexemplar abzuliefern. Anderweitige elektronische Publikationsformen sind mit der UB abzustimmen.

Der Promotionsausschuss behält sich die Entscheidung darüber vor, welche Schriftenreihen, Verlage, wissenschaftliche Zeitschriften oder Sammelwerke für die Veröffentlichung geeignet sind.

Nach erfolgter Publikation bzw. der Einreichung der Pflichtexemplare erhalten Sie Ihre Promotionsurkunde und sind ab diesem Zeitpunkt berechtigt, den Titel Dr. phil. zu führen.

FAQ:

Der Titel kann für die Publikation geändert werden. Dann sollte im Vorwort stehen, dass die vorliegende Publikation unter dem Titel „xy“ als Dissertation an der Universität Heidelberg eingereicht worden ist.

Eine Vorabveröffentlichung von Teilen ist nur möglich, wenn der*die Betreuer*innen einverstanden sind.

Die Veröffentlichung in einer wiss. Zeitschrift ist nur möglich, wenn dort die Arbeit im Ganzen veröffentlicht wird.